Secretaresse – Team Beleidsupport

Vind je het leuk om samen met vijf collega's van het Team Support de afdelingen Beleid, Legal, Public Affairs, Externe Betrekkingen en (in meer of mindere mate) de afdelingen Foreign Bankers' Association, HR, IT, Facilities en Stafzaken te ondersteunen? 

Hierbij focust elke secretaresse zich op het administratief en secretarieel ondersteunen van één of meerdere focusgebieden en vervangt daarnaast de andere secretaresses bij afwezigheid. Gezamenlijk dragen jullie zorg voor de wekelijkse bezetting en continuïteit van het Beleidsupport.

Je werk in het kort 

• Je bewerkt diverse soorten administratieve gegevens van leden, stakeholders en andere relaties in het CRM-systeem binnen het betreffende focusgebied.
• Je beheert proactief agendamanagement en hebt een signaalfunctie bij het (her)plannen van afspraken, inclusief het reserveren van zalen, lunch, borrels en diner, en het bijhouden van bijbehorende deelnemerslijsten.
• Je plant commissies en bewaakt de voortgang. Hierbij haal je proactief benodigde input op, plant eventuele gastsprekers en heb je een signaalfunctie bij (her)plannen.
• Je organiseert en begeleidt interne en externe evenementen, inclusief het verzorgen van uitnodigingen, het reserveren van locaties (inclusief catering en logistiek), het bestellen van relatiegeschenken, het verzorgen van badges, het ontvangen van gasten, het klaarzetten van presentaties en het nazenden van de presentaties.
• Je boekt reizen en hotels op basis van verzoeken of reisplannen.
• Je verzorgt attenties voor collega’s, zoals bloemen, kaartjes, enzovoort.
• Je houdt een digitaal archief bij van eigen werkzaamheden, signaleert en verwerkt belangrijke te archiveren stukken, zoals vergaderstukken en relevante documentatie.
• Je ondersteunt (individuele) interne projecten.
• Je vervangt collega's binnen het team Beleidsupport bij afwezigheid.

Wat bieden wij?

• Een meer dan marktconform salaris
• Een lerende organisatie waar jouw persoonlijke ontwikkeling hoog in het vaandel staat, onder meer door doorlopende opleiding, coaching en uitdagend werk
• Een open, mensgerichte werkcultuur met gedreven professionals die streven naar het leveren van kwaliteit en het maken van impact voor onze leden en de maatschappij
• De werktijden zijn flexibel en deels thuiswerken is zeker mogelijk. Ook aan inrichting thuiswerkplek, internetvergoeding en vitaliteitsvergoeding is gedacht.
• Je hebt recht op 6 weken vakantie op jaarbasis bij een fulltime dienstverband van 36 uur (extra dagen kopen is mogelijk), een ov-kaart, een zakelijke laptop en mobiel en we dragen bij aan een goed en premievrij pensioen

Jouw werkomgeving

Bekijk onze bedrijfsfilm hier:

Wie jij bent

Wij zoeken een assertieve, proactieve collega met een servicegerichte houding die nieuwe technische functionaliteiten snel benut en introduceert om het werk te vereenvoudigen. Flexibel, doortastend en diplomatiek, denk je actief mee over efficiënter werken en procesverbeteringen. Je anticipeert op de behoeften van de organisatie en past je makkelijk aan een veranderende omgeving aan.

Dit maakt jou echt onmisbaar:

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau
• Je hebt werkervaring in ondersteunende rollen, bijvoorbeeld in de functie van secretaresse of managementassistent
• Je beheerst Office 365-programma's en kent je weg in SharePoint
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Timemanagement is voor jou een tweede natuur
• Je hebt een proactieve werkhouding, bent organisatorisch sterk en kunt snel schakelen
• Je bent minimaal 4 dagen per week beschikbaar (32-36 uur)

Enthousiast?

Solliciteer dan via onderstaande button. Wil je meer weten of heb je vragen neem dan contact met Linda Roering (Teamlead Support) 06 - 51 06 08 38 of Enrico Heidelberg, Recruiter, via 06 – 22 88 46 40 (ook via WhatsApp).